Заказ дел на выдачу в читальный зал и запись в читальный зал

✓ Для того чтобы создать заказ Вы должны быть авторизованы на сайте и иметь активный пропуск в читальный зал того архивного учреждения, которое планируете посетить.

☛ Получение пропуска для работы в читальном зале

Находясь в Каталоге и перемещаясь по делам и документам, Вы можете нажимать на значок «Портфель» и отбирать дела, которые хотите заказать в читальный зал (подробнее можно посмотреть в видео по работе с закладками здесь)

Затем в «Личном кабинете», на вкладке «Портфель» в разделе «Отобранное» можно дополнительно добавить для заказа дела, не заведенные в Каталог, для этого нужно заполнить форму:

Затем для формирования заказа нужно отметить галочкой необходимые дела, выбрать в выпадающем списке вид заказа и нажать кнопку «Переместить в заказ».

Если в «Портфель» отобраны ссылки из разных архивов, то они не могут перемещаться в один заказ. В соответствии с Приказом Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 г. N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" в Системе предусмотрена проверка и контроль следующих требований: 4.1.7. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать на безвозмездной основе не позднее чем через 2 рабочих дня (дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные, на иностранных языках - не позднее чем через 10 рабочих дней) со дня оформления заказа:

до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации

или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;

до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

Следовательно, при попытке отправить заказ с некорректным количеством листов или видом документов появляется надпись-предупреждение:

Если Ваш заказ соответствует требованиям, то можно его отправить в архив, для этого необходимо открыть вкладку с созданным заказом, при необходимости дополнить комментариями, и нажать кнопку «Отправить заказ».

Если необходимо дело вернуть обратно в «Отобранные», то после постановки галочки появляется возможность переместить его на любую вкладку:

После отправки заказа в архив он перемещается в раздел «Текущие заказы», где хранятся созданные и неисполненные заказы с указанием статуса исполнения – «Состояние». Статус будет изменяться, по мере исполнения заказа.

При изменении статуса на «Исполнен» заказ перемещается в раздел «История». Отправленные заказы располагаются на вкладке «Текущие заказы», у созданного заказа состояние будет «На рассмотрении». После того, как архив рассмотрит заказ и утвердит, статус заказа изменится. При появлении статуса «Готов к выдаче» у Вас появляется возможность записаться на посещение читального зала. Для осуществления записи, необходимо выбрать из списка читальный зал архива, в который получен пропуск, выбрать в календаре день и указать количество часов. Запись будет осуществлена до первого перерыва или окончания режима работы, с учетом вместимости читального зала. В таблице создается запись в таблице, где будет указан статус посещения (посетил или не посетил).