Положение о комиссии по подведению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных архивных документов при управлении по делам архивов Правительства области

УТВЕРЖДЕНО
указом Губернатора области
от 29.06.2012 № 302

1. Общие положения

1.1. Комиссия по подведению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных архивных документов при управлении по делам архивов Правительства области (далее – комиссия) создается для рассмотрения вопросов:

- организации, проведения и оформления итогов проверки наличия и состояния архивных документов и розыска необнаруженных архивных документов в государственных и муниципальных архивах области;

- снятия с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны и неисправимо поврежденных документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.2. В своей деятельности комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», приказами и указаниями Федерального архивного агентства, рекомендациями Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, управления по делам архивов Правительства области (далее – управление), а также настоящим Положением.

1.3. Комиссия является постоянно действующим совещательным органом. Решения комиссии, принятые в пределах ее компетенции, являются обязательными для исполнения государственными и муниципальными архивами области.

1.4. В состав комиссии входят: председатель комиссии, секретарь комиссии и члены комиссии из числа специалистов управления и архивных учреждений области.

1.5. Председателем комиссии является заместитель начальника управления.

1.6. Секретарь комиссии назначается из числа сотрудников управления.

1.7. Положение о комиссии утверждается указом Губернатора области. Состав комиссии утверждается распоряжением Губернатора области.

2. Основные задачи комиссии

Основными задачами комиссии являются:

- улучшение качества и повышение эффективности работы по проверке наличия и состояния архивных документов, розыску необнаруженных архивных документов в государственных и муниципальных архивах;

- обеспечение обоснованности принимаемых решений о снятии с учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

- осуществление контроля за соблюдением государственными и муниципальными архивами установленных правил оформления документов по итогам проверки наличия и состояния архивных документов, розыска необнаруженных дел.

3. Основные функции комиссии

Основными функциями комиссии являются:

- принятие решений о снятии с учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основании документов, представленных государственными и муниципальными архивами: сведений о необнаруженных архивных документах, пути розыска которых исчерпаны, неисправимо поврежденных архивных документов;

- принятие решений о продлении срока розыска необнаруженных архивных документов, в случае установления комиссией недостаточности мер по организации их розыска;

- осуществление контроля за соблюдением сроков розыска необнаруженных архивных документов в государственных и муниципальных архивах;

- ведение реестра необнаруженных архивных документов.

4. Права комиссии

Комиссия в пределах своих полномочий имеет право:

- давать предложения и рекомендации государственным и муниципальным архивам по вопросам организации и совершенствования работы по проверке наличия и состояния архивных документов и розыску необнаруженных архивных документов;

- запрашивать у государственных и муниципальных архивов информацию о ходе проверки наличия и состояния архивных документов и розыска необнаруженных архивных документов;

- требовать от государственных и муниципальных архивов соблюдения установленных правил оформления документов по результатам проверки наличия и розыска необнаруженных архивных документов, возвращать некачественно подготовленные документы для доработки исполнителям;

- запрашивать у государственных и муниципальных архивов недостающие документы, являющиеся основанием для принятия решения о снятии с учета необнаруженных и неисправимо поврежденных архивных документов;

- в случае необходимости привлекать к участию в работе комиссии сотрудников государственных и муниципальных архивов, не являющихся членами комиссии.

5. Организация работы комиссии

5.1. Комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии с годовым планом работы. При необходимости могут проводиться внеплановые заседания комиссии.

5.2. Заседания комиссии проводятся не реже 1 раза в полугодие. Заседание комиссии считается правомочным, если на нем присутствует более половины ее состава.

5.3. Председатель комиссии осуществляет общее руководство деятельностью комиссии, председательствует на заседаниях комиссии, несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач.

5.4. Секретарь комиссии обеспечивает подготовку проектов повестки заседаний комиссии, ведет регистрацию и учет документов, поступивших на рассмотрение комиссии, обеспечивает членов комиссии документами, подготовленными к рассмотрению, приглашает на заседание комиссии представителей государственных и муниципальных архивов, не входящих в состав комиссии, оформляет протоколы заседания комиссии, готовит выписки из протоколов для направления их в архивные учреждения области, составляет отчет о работе комиссии.

5.5. Для решения вопроса о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, государственные и муниципальные архивы представляют в комиссию следующие документы:

- сопроводительное письмо-справку;

- акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

- справки о проведении розыска необнаруженных архивных документов по каждому фонду.

5.6. Для снятия с учета неисправимо поврежденных архивных документов государственные и муниципальные архивы представляют в комиссию следующие документы:

- сопроводительное письмо;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- заключения экспертов о физическом состоянии архивных документов.

5.7. Подготовленные документы первоначально представляются на ознакомление председателю комиссии. Не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания документы доводятся до сведения членов комиссии. Члены комиссии готовят письменные предложения по итогам рассмотрения документов.

5.8. Заседания комиссии протоколируются. Решения комиссии принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну голос председателя комиссии является решающим. Особые мнения членов комиссии отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

5.9. Протоколы комиссии подписываются председателем и секретарем, утверждаются начальником управления.

5.10. Работа в комиссии сотрудников государственных архивов предусматривается в планах работы по месту основной деятельности и дополнительной оплате не подлежит.