ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 06.05.2016 № 541-п
г. Ярославль
<в ред. Постановления Правительства области от 24.12.2021 № 942-п>
О вводе в постоянную эксплуатацию государственной информационной системы «Интернет-портал архивной службы Ярославской области»

В соответствии с Законом Ярославской области от 6 мая 2010 г. № 12-з «О государственных информационных ресурсах Ярославской области», в целях развития информационного общества на территории Ярославской области и расширения доступа к архивным информационным ресурсам 
ПРАВИТЕЛЬСТВО ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Ввести в постоянную эксплуатацию государственную информационную систему общего пользования «Интернет-портал архивной службы Ярославской области» (далее – портал АС ЯО).
2. Утвердить прилагаемый Регламент функционирования и использования портала АС ЯО (далее – Регламент).
3. Определить управление по делам архивов Правительства области оператором и обладателем информации портала АС ЯО.
4. Департаменту информатизации и связи Ярославской области:
- разместить на своих вычислительных ресурсах (мощностях) портал АС ЯО;
- обеспечивать функционирование и использование портала АС ЯО в соответствии с Регламентом, включая обеспечение защиты информации;
- производить расходы на техническое обслуживание портала АС ЯО в пределах средств, предусмотренных на эти цели в областном бюджете на очередной финансовый период.
5. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Председателя Правительства области, курирующего вопросы образования, охраны объектов культурного наследия, имущества и природопользования.
6. Постановление вступает в силу с момента подписания.

Председатель
Правительства области 						А.Л. Князьков

УТВЕРЖДЁН
постановлением
Правительства области
от 06.05.2016 № 541-п
<в ред. Постановления Правительства области от 24.12.2021 № 942-п>
РЕГЛАМЕНТ
функционирования и использования государственной информационной системы общего пользования «Интернет-портал архивной службы Ярославской области»

1. Общие положения

1.1.	Регламент функционирования и использования государственной информационной системы общего пользования «Интернет-портал архивной службы Ярославской области» (далее – Регламент) определяет цели создания, задачи, принципы, структуру, функции, состав сведений, участников информационного взаимодействия и их полномочия и обязанности, порядок эксплуатации государственной информационной системы общего пользования «Интернет-портал архивной службы Ярославской области» (далее – портал АС ЯО) с доменным именем www.yar-archives.ru.
1.2.	Целью создания портала АС ЯО является построение единого архивного информационного пространства Ярославской области, привлечение внимания к деятельности архивных учреждений региона, автоматизация функций, выполняемых специалистами архивных учреждений Ярославской области, информационное обслуживание населения и предоставление государственных, муниципальных услуг и услуг архивных учреждений Ярославской области в электронном виде, осуществление удаленного взаимодействия с потребителями архивной информации, расширение доступа к архивным информационным ресурсам Ярославской области с применением информационно-коммуникационных технологий.
1.3.	Участниками информационного взаимодействия являются:
-	оператор портала АС ЯО – управление по делам архивов Правительства области;
-	уполномоченный орган исполнительной власти области – департамент информатизации и связи Ярославской области;
-	уполномоченные лица портала АС ЯО – лица, являющиеся работниками архивных учреждений области, и обладающими полномочиями по взаимодействию с порталом АС ЯО;
-	пользователи портала АС ЯО - физические лица, посещающие площадку портала АС ЯО, размещенную в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
1.4.	Портал АС ЯО функционирует в соответствии с:
- Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Российская газета, 27.10.2004, № 237);
- Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Российская газета, 29.07.2006, № 165);
- Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Российская газета, 13.02.2009, № 25);
- Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Российская газета, 08.04.2011, № 75);
- Законом Ярославской области от 6 мая 2010 г. № 12-з «О государственных информационных ресурсах Ярославской области» (Документ-Регион, 12.05.2010, № 30).
1.5. Термины и определения, применяемые в Регламенте, используются в значении, установленном соответствующими нормативными правовыми актами и законодательством Российской Федерации.

2. Задачи портала АС ЯО

Портал АС ЯО должен обеспечивать реализацию следующих задач:
-	размещение информации об архивных учреждениях Ярославской области:
о деятельности (часах и правилах работы);
об оказании услуг населению;
о составе документов в виде описания или базы данных;
об информационных материалах (публикациях, изданиях, виртуальных выставках, фото - и видеорепортажах);
о нормативных и планово-отчетных документах;
- аналитика использования архивных документов;
-	взаимодействие с гражданами и организациями:
информационно-поисковые системы по документам архивных учреждений;
организация подачи обращений и заказов в архивные учреждения региона;
информирование о состоянии исполнения обращений и заказов;
возможность для получения ответа на вопрос на портале АС ЯО (раздел «Помощь»);
-	автоматизация работы архивных учреждений по основным направлениям работы:
учет архивных документов;
регистрация и учет всех пользователей портала АС ЯО и их действий;
ведение списка организаций-источников комплектования архивных учреждений области;
формирование сведений о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования архивов;
автоматизация деятельности экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства области;
организация поиска и удаленного использования архивных документов в электронном виде;
регистрация и учет исполнения обращений;
-	популяризация архивного дела:
представление информации в виде электронных копий документов, статей по архивным документам;
расширение круга пользователей за счет индексирования информации портала АС ЯО поисковыми ресурсами;
создание положительного имиджа архивной отрасли Ярославской области.

3. Принципы функционирования портала АС ЯО

Портал АС ЯО используется для обеспечения работы:
-	уполномоченных лиц портала АС ЯО – в части автоматизации процессов комплектования, учета и использования архивных документов;
-	пользователей портала АС ЯО – в части предоставления информации о составе Архивного фонда Российской Федерации, находящегося на территории Ярославской области, подачи обращения в архивные учреждения через информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» и контроля за ходом его исполнения, организации поиска и доступа к документам в электронном виде.
Портал АС ЯО функционирует в соответствии со следующими принципами:
-	принцип законности – соответствие информации, содержащейся на портале АС ЯО, действующему законодательству Российской Федерации;
-	принцип единства – использование информации с портала АС ЯО пользователями в рамках единой информационной системы, единство организационно-методического обеспечения, классификаторов и справочников портала АС ЯО;
-	принцип эффективности – минимизация трудозатрат и ошибок;
-	принцип сопоставимости – сопоставимость планируемых показателей и фактических показателей деятельности архивных учреждений области, необходимых для осуществления контроля над их выполнением, планов-графиков и т.д.;
-	принцип прозрачности (открытости) – обеспечение доступа к информации, размещенной в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на портале АС ЯО;
-	принцип оперативности – своевременная и высокопроизводительная обработка данных на портале АС ЯО;
-	принцип интеграции – обеспечение возможности объединения или установления взаимосвязи с иными информационными системами; 
-	принцип дифференциации – использование портала АС ЯО посредством личных кабинетов, допускающих индивидуальную настройку процессов и информационных ресурсов.

4. Состав и основные функции портала АС ЯО

4.1.	В состав портала АС ЯО входят:
- система управления контентом;
- документы и страницы;
- следующие подсистемы:
«Веб-архив»;
«Панель управления»;
«Личный кабинет»;
«Поиск»;
«Календарь памятных дат»;
«Интеграция с внешними системами».
4.2.	Система управления контентом обеспечивает функционирование иерархии страниц в дереве портала АС ЯО, помимо этого отвечает за создание меню и его отображение.
Система управления контентом портала АС ЯО обеспечивает оператору портала АС ЯО возможность выполнения следующих действий:
- добавление и удаление текстов (статей);
- редактирование текстов (статей);
- добавление и удаление новостей и анонсов;
- редактирование новостей и анонсов;
- управление отображением новостей и анонсов;
- добавление и удаление описаний проектов;
- редактирование описаний проектов;
- обновление баз данных.
4.3.	Документы и страницы обеспечивают ввод и отображение статического (информационного) контента.
4.4.	Подсистема «Веб-архив» – информационно-поисковая система, предназначенная для размещения  и хранения электронных образов архивных документов, ведения тематических баз данных  в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» с целью предоставления широкого доступа гражданам к сведениям об архивных документах. Указанная система способствует удаленному взаимодействию граждан с архивами.
Указанная система представляет собой часть научно-справочного аппарата архивных учреждений области содержащей информацию из всех архивных учреждений региона, позволяет пользователям просматривать электронные копии документов, в том числе на платной основе.
4.5.	Подсистема «Панель управления» – закрытая от видимости часть информационной системы, которая предназначена для автоматизации работы уполномоченных лиц портала АС ЯО по основным направлениям деятельности на портале АС ЯО.
4.6.	Подсистема «Личный кабинет» обеспечивает работу пользователей на портале АС ЯО: редактирование профиля и смена пароля, отправку обращений с портала АС ЯО в архив и проверку состояния их исполнения, предварительную запись на личный прием и (или) в читальный зал архива, формирование заказов на выдачу документов в читальном зале архива, создание закладок документов или ссылок на фонды, описи или дела и др. 
4.7.	Подсистема «Поиск» обеспечивает индексацию контента на портале АС ЯО с возможностью ввода результатов поиска по запросу  пользователя.
4.8.	Подсистема «Календарь памятных дат» предназначена для ввода, хранения и поиска информации о знаменательных и памятных событиях региона со ссылкой на документальные и справочные источники.
4.9.	Подсистема «Интеграция с внешними системами» обеспечивает взаимодействие, осуществляемое посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия, с иными информационными системами: 
- государственной информационной системой о государственных и муниципальных платежах; 
- федеральной государственной информационной системой «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»; 
- государственной информационной системой «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме»; 
- Региональной информационно-аналитической системой Ярославской области.
4.10.	По мере развития и модернизации портала АС ЯО к нему могут быть подключены другие внешние информационные системы.

5. Информационная структура портала АС ЯО

5.1.	Информационная структура портала АС ЯО состоит из открытой и закрытой частей. 
5.2.	Информация, размещаемая оператором в открытой части портала АС ЯО, включает сведения:
5.2.1.	Управление:
-	контакты;
-	совет по архивному делу;
-	экспертно-проверочная методическая комиссия;
-	рассекречивание;
-	комиссия по подведению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных архивных документов;
-	розыск документов по личному составу;
-	руководители архивной службы Ярославской области.
5.2.2.	Архивные учреждения:
- история архивного дела;
- государственные архивы;
- муниципальные архивы.
5.2.3.	Документы:
- законодательство;
- нормативные правовые документы;
- методические разработки;
- положения;
- административные регламенты.
5.2.4.	Архивный фонд:
- об архивном фонде;
- каталог фондов;
- архивные справочники;
- базы данных.
5.2.5.	Деятельность:
- основные направления деятельности;
- показатели деятельности;
- статистические данные;
- программы;
- выставки;
- публикации;
- конференции и семинары;
- фотоальбомы;
- кинозал.
-	Услуги: государственные, муниципальные услуги и услуги архивных учреждений (далее – услуги).
5.2.6.	Помощь:
- формы обращений;
- инструкции по работе.
5.3.	Закрытая часть портала АС ЯО состоит из подсистем «Панель управления» и «Личный кабинет» пользователя портала АС ЯО.
5.3.1.	Подсистема «Панель управления» включает в себя следующие модули:
-	архивные учреждения;
-	архивный фонд;
-	комплектование;
-	экспертно-проверочная методическая комиссия;
-	тематические базы данных;
-	читальный зал;
-	обращения;
-	региональная информационно-аналитическая система;
-	государственная информационная система о государственных и муниципальных платежах;
-	заявки на удаленное использование архивных документов;
-	отчетность;
-	опросы;
-	список пользователей портала АС ЯО;
-	список уполномоченных лиц портала АС ЯО;
-	резервное копирование;
-	система;
-	настройки.
5.3.2.	Подсистема «Личный кабинет» включает в себя следующие пункты меню:
- портфель;
- текущие заказы;
- история;
- закладки;
- обращения в архив;
- запись на личный прием в столе справок;
- читальные залы;
- учетная запись.
5.4.	Страницы всех разделов портала АС ЯО формируются программным путем на основании информации из баз данных на сервере.
5.5.	Модификация содержимого разделов и редактирование дизайна страниц осуществляются посредством системы управления контентом портала АС ЯО через веб-интерфейс без применения специальных навыков программирования.
5.6.	Страницы разделов портала АС ЯО могут быть изменены или удалены по мере развития портала АС ЯО.

6. Распространение и предоставление информации, содержащейся 
на портале АС ЯО

6.1.	Основной задачей открытой части портала АС ЯО является обеспечение: доступа к информации о местонахождении архивных документов по всему региону, удаленного обращения в архивные учреждения области, проведения исследовательской деятельности при изучении представленных в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» копий документов.
Основной задачей закрытой части портала АС ЯО является автоматизация процессов комплектования, учета и использования архивных документов, формирование аналитической информации для принятия организационно-управленческих решений по архивным вопросам участниками информационного взаимодействия.
6.2.	Всем пользователям портала АС ЯО предоставляется постоянный веб-доступ для ознакомления с информацией, размещенной на портале АС ЯО, посредством веб-обозревателей и для ее использования.
Доступ к порталу осуществляется:
-	к открытой части портала – посредством свободного доступа к порталу АС ЯО по адресу https://www.yar-archives.ru/;
-	к закрытой части портала:
-	 для пользователей портала АС ЯО – посредством авторизованного доступа к подсистеме «Личный кабинет», размещенной на портале АС ЯО по адресу https://af.yar-archives.ru/.
-	для  уполномоченных лиц портала АС ЯО – посредством авторизации  исключительно в соответствии с предоставленными им полномочиями, согласно ролевой модели разграничения доступа портала АС ЯО.
Портал АС ЯО должен работать ежедневно и круглосуточно. Работа портала АС ЯО может быть прервана только для выполнения следующих штатных процедур:
- проведение регламентных работ по обновлению и поддержке работоспособности;
- проведение регламентных работ по техническому обслуживанию оборудования и сопровождению программного обеспечения.
Портал АС ЯО должен поддерживать следующие режимы функционирования: пользовательский режим и режим администрирования.
6.3.	Количество пользователей портала АС ЯО не ограничено. При желании пользователи могут зарегистрироваться на портале АС ЯО, создав «Личный кабинет». 
Для авторизации в «Личном кабинете» портала АС ЯО пользователями используются те же учетные данные, что и в профиле федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».
6.4.	Ведение портала АС ЯО и размещение на нем информации осуществляются на русском языке. Использование латинских и иных символов и букв при написании русских слов не допускается. Использование букв и символов иных языков допускается только в случаях, когда использование букв и символов русского языка приводит к искажению информации, в частности при указании сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», адресов электронной почты, наименований иностранных юридических и физических лиц, товарных знаков.
6.5.	Формирование и размещение информации, документов осуществляется в соответствии с регламентами, инструкциями, рекомендациями, правилами, размещенными в свободном доступе на портале АС ЯО.
Наполнение информацией производится с использованием шаблонов страниц портала АС ЯО, путем ввода информации (заполнения форм веб-интерфейса), а также путем прикрепления файлов любого формата, размещения и форматирования текста, графической, табличной и мультимедийной информации, возможность вставлять HTML-вставки. Размер одного файла не должен превышать 50 мегабайт, при этом суммарный объем файлов не ограничен.

7. Порядок функционирования портала АС ЯО

7.1.	Функционирование портала АС ЯО осуществляется с использованием информационных технологий и технических средств, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ярославской области.
Обеспечение межведомственного электронного взаимодействия с другими информационными системами, используемыми для предоставления государственных услуг в электронной форме, осуществляется в соответствии с правилами, стандартами, порядками и требованиями, устанавливаемыми нормативными правовыми актами Российской Федерации.
7.2.	Информация, размещенная в открытой части портала АС ЯО, является открытой и общедоступной.
7.3.	Портал АС ЯО поддерживает ролевую модель управления доступом.
Допускается комбинация ролей доступа к порталу АС ЯО для участников информационного взаимодействия.
7.4.	Уполномоченный орган исполнительной власти области обеспечивает:
-	работоспособность, отказоустойчивость аппаратных средств и системного программного обеспечения портала АС ЯО;
-	восстановление работоспособности аппаратных средств и системного программного обеспечения портала АС ЯО в аварийных ситуациях;
-	ежедневное копирование информации на резервный носитель;
-	осуществление контроля за целостностью информации и ее защиты от несанкционированного изменения и уничтожения.
-	применение сертифицированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, средств антивирусной защиты, использование средств фильтрации и блокирования сетевого трафика, в том числе средств межсетевого экранирования, иных средств защиты в соответствии с актуальными угрозами безопасности для защиты портала АС ЯО.
7.5.	Оператор портала АС ЯО:
-	 присваивает   уполномоченным лицам портала АС ЯО уникальные идентификаторы и пароли для доступа к режиму редактирования информации соответствующих разделов закрытой части портала АС ЯО;
-	определяет состав и структуру сведений, подлежащих размещению на портале АС ЯО, а также информационное наполнение и поддержание в актуальном состоянии открытой части портала АС ЯО, содержащей нормативные правовые акты, информационно-справочные, аналитические и статистические материалы;
-	по мере необходимости размещает в разделе «Новости» актуальную информацию о деятельности архивных учреждений Ярославской области;
-	осуществляет подключение дополнительных модулей и функций, появляющихся по мере развития программного обеспечения портала АС ЯО;
-	следит за своевременным предоставлением уполномоченными лицами портала АС ЯО информации о деятельности их архивных учреждений;
-	оказывает участникам информационного взаимодействия портала АС ЯО методическую помощь по предоставлению инструкций и телефонных консультаций по вопросам размещения и использования информации портала АС ЯО;
-	готовит предложения по развитию портала АС ЯО, в том числе по совершенствованию его структуры, функций и содержания информационного ресурса;
- проводит конвертацию полученных от уполномоченных лиц портала АС ЯО баз данных программного комплекса «Архивный фонд» и размещает массив данных в разделе «Каталог фондов» портала АС ЯО не реже одного раза в год.
Все исходящие материалы и документы, предназначенные для размещения в открытой части портала АС ЯО, представляются в откорректированном виде для согласования с начальником управления по делам архивов Правительства области. Самостоятельно размещать на портале АС ЯО несогласованные материалы запрещается.
7.6.	Уполномоченные лица портала АС ЯО обеспечивают своевременность представления информации:
-	о деятельности архивного учреждения – в течение 3 рабочих дней после внесения соответствующих изменений;
-	о планируемых мероприятиях – за неделю до проведения;
-	о проведенных мероприятиях – в течение 2 рабочих дней со дня проведения;
-	об изменении списка ответственных лиц из числа работников архивных учреждений, непосредственно работающих с порталом АС ЯО (добавление новых ответственных лиц, изменение сведений о действующих ответственных лицах или исключение ответственных лиц пользователя портала АС ЯО из списка), – в течение 5 рабочих дней после внесения соответствующих изменений.
Уполномоченные лица портала АС ЯО в соответствии с предоставленными им полномочиями, согласно ролевой модели разграничения доступа:
- ежеквартально, не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, передают базу данных программного комплекса «Архивный фонд» в управление по делам архивов Правительства области;
- ежедневно проводят мониторинг предварительной записи на прием в архивное учреждение;
- ежедневно просматривают запись в читальный зал архива;
- ежедневно следят за поступающими с портала АС ЯО обращениями, производят их регистрацию;
- ежедневно обновляют статус обращений на портале АС ЯО через модуль «Обращения»;
- формируют ответы на обращения, подписывают их электронной подписью, загружают их на портал АС ЯО в сроки, установленные законодательством;
- отвечают за достоверность и актуальность сведений, вносимых на портал АС ЯО;
- обеспечивают защиту информации на портале АС ЯО, в том числе безопасность информации, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральным законодательством, соблюдение режима обработки и использования персональных данных в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими требования к обеспечению безопасности государственных информационных систем.
7.7.	Пользователь портала АС ЯО может осуществлять следующие действия:
- просмотр информации, размещенной на портале АС ЯО;
- просмотр сведений об услугах;
- просмотр текстов нормативных правовых актов, стандартов качества предоставления услуг;
- редактирование профиля через личный кабинет портала АС ЯО;
- проведение работы с закладками документов через пункт меню «Закладки» личного кабинета портала АС ЯО;
- контроль состояния исполнения отправленных в архив обращений – меню «Обращения в архив» при условии регистрации на портале АС ЯО;
- направление заявок о предоставлении услуг и иных документов, необходимых для их получения;
- получение сведений о ходе выполнения услуг;
- получение в электронной форме результатов оказания услуг и иных документов;
- предварительную запись на прием и (или) в читальный зал в любое архивное учреждение региона в соответствии с графиком его работы;
- предварительный заказ дел на просмотр в читальном зале выбранного им архивного учреждения Ярославской области;
- поиск и просмотр  документов в электронном виде, при оплаченном удаленном использовании копий архивных документов.
Удаленное использование архивных документов возможно только после получения услуги в  федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" по адресу: https://www.gosuslugi.ru/205692/1/info.
Цифровые копии архивных документов портала АС ЯО предоставляются в целях ознакомления с ними исключительно посредством Портала АС ЯО. При этом не допускается использование сторонних программных средств для копирования (загрузки) образов в память электронных устройств пользователей портала АС ЯО, а также незаконное использование данных образов, в том числе, их продажу, модификацию, распространение целиком или по частям и т.п.
Участникам информационного взаимодействия портала АС ЯО предоставляется открытый, бесплатный и круглосуточный доступ через информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» к информации, размещаемой  в открытой части портала АС ЯО.
Для получения доступа заинтересованного лица к указанной информации не требуется его регистрация на портале АС ЯО.
Для осуществления действий, указанных в абзацах пятом – тринадцатом данного пункта, требуется авторизация. Авторизация на портале АС ЯО позволяет получить доступ к интерактивным сервисам, а также к персональным настройкам портала АС ЯО.
7.8.	Ограничение доступа к информации, размещенной на портале АС ЯО, не допускается, кроме случаев, установленных федеральным законом.
7.9.	Не допускается использование портала АС ЯО в целях:
- осуществления предпринимательской деятельности (использования информации портала АС ЯО как средства получения прибыли) и рекламы любого рода;
- несанкционированного доступа к информации ограниченного доступа и другим информационным системам;
- совершения иных действий, запрещенных законодательством Российской Федерации.